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デジタル書類生活
document_scanner前の会社で仕事をしていたときに、毎日かなりの枚数の紙のスキャンを、ドキュメントスキャナを使って行っていた。
PC に読ませて、ソフトで管理するためである。
これはそもそも、日々の終わった仕事内容を閲覧しやすくするためと、不特定多数の人が見る資料でもあったので、知らないうちに誰かに紛失されてしまう前にデジタル化してしまおう、という目的から実験的に行ってみたものだった。

これを行う前には、資料探しにものすごく手間取り、そのために仕事がしばしば中断していたのだが、すべてスキャナを通して管理してしまえば非常に便利になった。
検索すればすぐにお目当ての資料が出てくるようにはなるし、かつ、オリジナルの資料を(これは本来なくされては困るものだったのだが)紛失されてしまってももはやリスキーでないし、また、その資料を置くスペース自体も巨大なものだったため、デジタルで保管しておけば場所要らずと、8割がたはおいしいことばかり。
残り2割は、紙で確認することができる視認性(紙の見易さにはかなわない・カラーの原稿をモノクロで出力すると印刷結果が読みづらいなど)だろうか。
しかし、頭の痛かったことが、一気に3つ解消されたのだから良かったのではないかと思う。
実際、使い始めてからは手放せない便利さになっていてやめられなかったのだから、大成功ものである。

この作業を行ってみた結果、

スキャナに通している時間 < 紙資料をさがしている時間

なのは明らかだったため、時間短縮にもつながり、非常に効率よく、気持ちよく仕事のプロセスを改善できたものだった。
そもそもスキャナに通すという作業自体が、ながら作業で行えるものだから楽というのもある。
しかし、私の後任になった人が今でもこの機能を使用しているのかどうかは少々ながら気になるのだが、現在どうなっているかは分からない。

最近は、今の会社でも紙資料をデータとして保管する作業を行っている。
資料や図面などが手軽にまとめられるのはもちろんのこと、記憶の糸をたぐりながらのデータの検索に役立っている。
まだ手馴れない部分が多いので戸惑ったりすることもあるが、時間が経過してきたら役立ってくるに違いない。
ただ、検索しやすくするための「仕掛け」をうまく入れておかないと機能が半減してしまうため、その加減をあれこれ実験中だったりもする。

paperさらに、自宅でも同じことをやりたくなってきた。
やはり自宅でも、あちこちに断片的になっている資料を、仕事でやっていたのと同じようにまとめて PC の中に放り込んでおいて、適宜検索で呼び出したらかなり楽だなぁと思う。
あるいは、買った本である程度よかった物を、思い切って裁断機で束の部分を落としてしまい、読み込ませておいたらいいなぁとも思う(きっと、一番大事な書籍は本棚に入れていると思うので、その次のランクにあたる本などを…)。
本を1冊まるごとスキャンするとは言っても、ドキュメントスキャナには大概オートフィーダがついているもんだから、例えば100枚ずつ位でセットしておけば、あとは勝手に両面読み込んでくれる。
思ったほど手間も少ないのだ。
そして、これをしっかり行った後には、絶対に部屋が広くなるはず。

スキャンしたデータを管理するのに使用しているのは、DocuWorks というソフトだ。
なによりも軽さが魅力的で、いまのところ、他のソフトが追随できないのではないかと思う。
また、見やすい・使いやすい作りになっている。
整理するのに階層も作れるし、必要なところには付箋を貼ったり文字や線の記入もできる。
検索スピードの速さ・こまやかさもかなり便利だ。
しかしいつも思うのだが、Mac 版が無いのが惜しすぎる(そして、ぶっちゃけ見た目が結構ダサいので、ちょっとでいいからカッコよくして欲しいなぁとか…)。

ドキュメントスキャナは、CANON DR-2050C を使用していた。
(現行で販売しているのは、DR-2050CII という機種のようだ)
うまく get できたらやってみるか、と目論んでいるところが今の時点だが、ソフトはともかくスキャナ自体の値段がネックになっているところだったりして…。
フラットヘッドでもいいのだが、手間のかかりようがかなり異なる。
精度ならフラットヘッド型が優位だろうけど、ドキュメントスキャナの読み込みスピードはたのもしい限りだ。

ちなみに私は、一旦どこかに記憶を預けてしまったデータについては頭の中からすっきりさせたいというご都合 GTD 的な性格で、裏を返せば、確認しないといちいち思い出せないキャパシティの人間だったりする。
預けている所在や資料の検索方法が明らかならばいいかと思って割り切っているが、いいのやら悪いのやら。

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